Los mitos del ERP

Si tienes una pequeña o mediana empresa seguramente has pensado que un sistema de gestión ERP va más allá de tus posibilidades y necesidades.

Aquí veremos que este prejuicio (de que los sistemas ERP son solo para grandes empresas) se sostiene de varios otros prejuicios.

“Los sistemas ERP son muy caros”

Tradicionalmente los sistemas ERP son vistos como sistemas muy complejos que requieren una gran inversión para implementarlos.

Esto pudo haber sido cierto hace algunas décadas donde los principales proveedores eran grandes compañías que sí requerían altos costos. Estos sistemas, como SAP, pueden costar mínimamente USD 35.000.

Sin embargo, esto está cambiando desde hace algunos años. En el mercado ya están establecidos otras soluciones más accesibles, como los sistemas ERP en la nube que reducen los costos considerablemente.

También están las opciones libres (open source, software libre) que no requieren pagos de licencia a ningún proveedor y dan la posibilidad a las empresas de ajustar el sistema a sus necesidades específicas.

“Los ERP son difíciles de usar”

Los sistemas ERP son vistos como sistemas difíciles de usar que requieren mucho tiempo de aprendizaje.

Los sistemas ERP tradicionales son tan amplios que gran parte de las funcionalidades no son utilizadas, lo cual dificulta su uso.

¿Cuántas veces has utilizado sistemas que tienen tantas funciones que no sabes para qué sirven la mayoría de ellas?

Mucho mejor sería manejar sistemas más sencillos que tenga a mano todas las funciones cotidianas y sea fácil de encontrar las menos usuales.

Un sistema de gestión ERP moderno está enfocado en el usuario. No se afana en incluir todas las funcionalidades posibles para todo tipo de negocio, sino que busca ser sencillo y a la vez completo, siendo flexible para ajustar las funcionalidades a solo aquellas que son necesarias y útiles.

Una interfaz amigable y elegante, que se ajuste a diferentes tamaños de pantalla, que no abrume con tantas opciones, con una buena combinación de colores y buena navegabilidad.

Esas son las características que el usuario busca. Cuanto más fácil sea de usar el sistema, el usuario se siente más satisfecho y a gusto, aumentando su productividad y disminuyendo su tasa de errores.

En síntesis, cuanto más moderno el sistema, más fácil de usar.

“Los ERP no se ajustan a mis necesidades”

Los sistemas ERP son vistos como sistemas “enlatados” que no se ajustan a las necesidades de la empresa sino que por el contrario fuerzan a que la empresa se ajuste a ellos.

Estos sistemas enlatados no son una buena opción.

La opción más saludable es optar por sistemas de gestión ERP que sean flexibles, es decir, que puedan ajustarse a las necesidades de la empresa. Esto incluye:

• Habilitar o deshabilitar funciones específicas
• Desarrollar nuevas funciones
• Modificar los formularios para solicitar los datos específicos que sean necesarios
• Crear reportes personalizados
• Diseñar formatos de impresión personalizados (para facturas, presupuestos, etc)

Si un sistema no permite realizar estas operaciones, entonces no es flexible y por lo tanto no se ajusta a lo que necesitas. La flexibilidad es la clave.

Más allá de los sistemas de facturación y contabilidad

Muchas PYMES, especialmente del rubro comercial, utilizan sistemas de facturación para registrar sus ventas, gestionar productos e imprimir facturas.

Algunos sistemas de facturación incluso tienen la opción para gestionar inventario, compras de proveedores y mostrar algunos informes.

Sin embargo, muchos de estos sistemas, por más avanzados que sean, son sistemas especializados y por lo general limitados. Por ejemplo, a la hora de manejar inventario no tienen en cuenta varios almacenes o sistemas de lotes o número de serie.

Estos sistemas pueden ser útiles para empresas pequeñas con necesidades limitadas, pero dejan de serlo a mediano plazo cuando los requerimientos van aumentando y se necesitan incluir módulos para manejar la contabilidad, recursos humanos, proyectos, manufactura, funciones avanzadas de compra y venta y más.

También es común que las pequeñas y medianas empresas utilicen sistemas de contabilidad pero, como ya hemos visto, estos sistemas no son buenas opciones.

En estos casos, un error común es utilizar otros sistemas especializados para gestionar esas áreas, lo cual hace que la integración sea cada vez más difícil y las inconsistencias empiezan a ser frecuentes.

A mediano y largo plazo podrás darte cuenta que necesitas ir más allá de un sistema de facturación, ir hacia una solución más integral, hacia una solución ERP.

Por qué las PYMES necesitan ERP

Todas las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes tienen varios procesos. Estos procesos conforman un todo orgánico que constituyen la empresa de por sí.

La gestión eficiente de una empresa depende de la integración de sus procesos. Es por ello que es necesario un sistema que asista a esta gestión integral. Esa es la principal función de un sistema ERP.

Entonces, una PYME necesita un ERP de la misma manera que necesita una buena administración.

No cualquier ERP es el indicado para su empresa. De hecho, una mala elección puede ser fatal. Existen varios factores que se deben tener en cuenta para seleccionar un ERP.

Un buen software debe ser fácil de usar, flexible para ajustarse a sus necesidades y debe seguir un esquema que no implique sobrecostos.

Aquí podemos asesorarle a encontrar el sistema ERP más adecuado para usted.