Las muchas opciones de ERP disponibles en el mercado llevan a uno/a a preguntarse: “¿Cuál sistema ERP elegir?”. La elección de una solución integral ERP puede ser compleja y delicada, así que hay que tener buenos criterios para encontrar la solución ideal para su negocio. Aquí analizamos qué factores tener en cuenta para elegir un ERP.

Empecemos por esos factores menos obvios pero que muchas veces se minimiza su importancia.

1. Sistema Web en la Nube (o local)

Que sea un sistema web trae la gran ventaja que es compatible con cualquier dispositivo, ya sea una computadora, tablet o smartphone, solo necesita un navegador web (ej Firefox, Chrome).

Más aún, si es “responsivo” o adaptable a diferentes tamaños de pantallas, puede ser utilizado sin muchos problemas desde dispositivos móviles.

El hecho que sea un sistema ERP en la nube (cloud ERP) trae muchas ventajas, sobretodo que no implica una gran inversión en infraestructura informática ya que esta infraestructura puede ser alquilada a costo muy bajos en la nube.

Es cierto que al perderse la conexión a internet, el sistema deja de estar operativo. Sin embargo, hay muchas formas de paliar esta limitación. Una forma es instalar el sistema en la infraestructura local de la empresa. Otra opción es una solución intermedia: instalar en la nube y a la vez en la infraestructura local (lo que se conoce como instalación híbrida), lo cual combina lo mejor de los dos mundos.

2. Debe ser un sistema personalizable

Los sistemas “enlatados” por lo general tienen un bajo costo pero así también son muy limitados. El hecho que un sistema de no se pueda ajustar a las necesidades específicas de la empresa lo condena a un rendimiento pobre.

Un buen sistema ERP es único para cada empresa, porque cada empresa es única. Lo ideal es un sistema ERP a medida. Debe contar al menos con funciones para ocultar/mostrar campos en formularios, personalizar formatos de impresión (por ejemplo, agregar el logo de la empresa en la factura), configurar permisos y roles, crear reportes con los campos necesarios, etc.

Para realizar los ajustes a las necesidades específicas de la empresa, se tienen dos opciones. Una es aplicar los ajustes antes de poner en producción el sistema, es decir, antes de instalar el sistema y de que los usuarios lo utilicen. Otra opción es poner en producción el sistema tal cual es y luego ir haciendo los ajustes a medida que se presenta la necesidad. Para esto, la empresa proveedora debe contar con este servicio.

3. ERP Software Libre

Que un sistema sea Software libre (open source, código abierto) significa da la libertad a las personas de ver, modificar y utilizar el software sin muchas restricciones. Esto también implica que no requiere pagos de licencia a ningún proveedor.

Esto tiene la gran ventaja de que la empresa no se queda obligado a trabajar con un proveedor específico, sino que tiene la opción de que otras empresas de desarrollo y mantenimiento de software puedan hacerse cargo del sistema. Incluso, en caso que la empresa posea un equipo informático, éste mismo puede encargarse de mantener el sistema.

4. Buen servicio de implementación y soporte

Implementar un sistema ERP es una tarea compleja. Implica no solo instalar el sistema en lo servidores, sino que sobretodo capacitar y acompañar a los usuarios en el uso y adopción.

Las personas son claves en el éxito (o fracaso) de una implementación ERP. Las personas pueden tener ciertas habilidades, resistencias, costumbres y miedos que son necesarios trabajar para que se sientan cómodas al usar el sistema y puedan aprovechar todas sus ventajas.

Para cualquier sistema y cualquier entorno, siempre se van a necesitar de un servicio de soporte y asistencia técnica. Para solucionar problemas críticos, para enseñar el funcionamiento, para realizar configuraciones avanzadas o simplemente para asegurar al usuario que está realizando bien sus operaciones. Esto no puede faltar.

5. Precio flexible

Los grandes sistemas que implican una gran inversión inicial no son las únicas opciones ni las mejores. Hoy día puedes tener un sistema ERP completo con una baja inversión inicial e ir añadiendo mejoras a la medida de tus posibilidades.

Hay sistemas que cobran por módulos y/o usuarios. Puedes empezar, por ejemplo, con los módulos de contabilidad, compras y ventas para luego ir añadiendo el control de stock o manufactura (dependiendo del rubro de tu empresa).

Conclusión

El proceso de elegir un sistema ERP es mucho más complejo que simplemente mirar sus funcionalidades o características técnicas. Va más allá, abarcando aspectos como la calidad de servicio y el trato humano.

¿Cuál sistema ERP elegir? Aquel que mejor se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa y el proveedor tenga la capacidad de brindar todos los servicios mencionados.

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